Ilu event managerów, tyle opinii na temat tworzenia udanych eventów. Oczywiście są pewne ogólne warunki, których spełnienie pozwala na stworzenie po prostu dobrej imprezy na odpowiednim poziomie i w dużej mierze przyczynia się do satysfakcji klienta. Jak jednak wybić się ponad to co proponuje konkurencja mająca podobnie duże doświadczenie co my?

Nie jest to takie trudne. Załóżmy, że jest to prosta impreza: kolacja z atrakcjami w Warszawie dla kontrahentów klienta, niech będzie na 80 osób, budżet do 100 000 zł. Ma być z klasą i ma być wow. Pierwsze co znajdujemy to oczywiście miejsce, które ma być eleganckie, z odpowiednim wystrojem i nastrojem. Może z elementami żywej zieleni w sali. Światło to oczywiście fiolet przełamywany złocistożółtym, jedzenie wykwintne jest już na miejscu, nawet nie trzeba dowozić. Powiedzmy, że ma być też  kameralny koncert, ktoś w miarę znany, na ile wystarczy budżetu.

Zasada Pareto mówi, że 20% wysiłku przynosi 80% korzyści. Załatwienie tych kilku spraw zajmuje naprawdę chwilę, a obejmuje już główne elementy imprezy. Jak dojść w tym do 100% satysfakcji klienta? Można oczywiście zamówić większą gwiazdę, a za to obciąć nieco np. wystrój sali, czy zamówić tańszy zewnętrzny catering. No można. Będzie z przytupem. Może nawet wstrzelimy się w gusta gości na sali. Ale czy to znaczy, że będzie lepiej?

Jako ludzie mamy określone spektrum emocji i intensywności ich odczuwania. Jeśli już czujemy zachwyt i radość np. na koncercie, to te uczucia nie wzrosną tylko dlatego, że gwiazda koncertu będzie bardziej znana. Tak samo nie zwiększy ich zamiana ragoût z dzika na roladki z łososia czy Sauvignon Blanc na Rieslinga. Co w takim razie jest w stanie w stanie zwiększyć ocenę wydarzenia?

SCENARIUSZ. Zazwyczaj myślimy o nim jako o liście rzeczy dziejących się po kolei (lub równolegle w przypadku większych przedsięwzięć). W każdym razie jest to spis tego, co się dzieje, punkt po punkcie. Co by się jednak stało, gdyby wszystkie atrakcje wieczoru zlały się w jedno DOŚWIADCZENIE? Czy zmieniło by to cokolwiek?

Z mojego doświadczenia wynika, że tak. I to w bardzo pozytywny sposób. Miałem okazję współtworzyć wydarzenia, gdzie np. konferansjer „wyczarowywał” prezesa, hipnotyzował członków muzycznego zespołu (gwiazdy wieczoru) i klamrą swojej osoby i humoru splatał wszystkie atrakcje w jedną całość. Bo impreza jest jak dobry koktajl. Jeśli wypijemy kieliszek wódki i zagryziemy go brzoskwinią, pomarańczą i żurawiną to nie będzie to tym samym, co wymieszanie tych składników przez sprawnego barmana, który zaserwuje je nam jako Seks na Plaży 🙂

W ten sposób możemy tworzyć synergiczne Variété pełne atrakcji, które wydaje się być jedną spójną całością. Harmonią różnych smaków, która zapewnia ogromną immersję i zaangażowanie widzów, bo jest to naprawdę rzadkość – zaskoczenie poprzez harmonijną jakość. Jest to szczególnie korzystne, bo praktycznie nie zwiększa budżetu i nie wpływa na wybrane już elementy wieczoru. Oczywiście jednak najlepiej jest tworzyć takie rozwiązania od zera, wybierając już odpowiednie atrakcje.

Podobnie jest zresztą z innymi rodzajami tworzonych wydarzeń. Dlaczego konferencja nie miałaby być w postaci EDUtainment, gdzie bardzo merytoryczne wykłady przecinane są atrakcjami dziejącymi się w ramach bloków prelekcyjnych, a które swoją treścią nawiązują do treści wydarzenia? Może wtedy nie tracilibyśmy uwagi gości w godzinach poobiadowych… A może warto prelegentom zrobić małe szkolenie z wystąpień kilka dni przed prelekcją (tak jak ma to miejsce np. na konferencjach TED), by mogli silniej zaangażować publikę, nie tylko poziomem merytorycznym prelekcji, ale również lepszą FORMĄ wystąpienia?

Osobiście jestem wielkim zwolennikiem podejścia UX – User eXperience, gdzie wszystko co się dzieje jest stworzone z myślą o wywołaniu określonego zachowania, reakcji ze strony użytkownika, w tym przypadku gościa imprezy. Wtedy dobrze zaplanowany event, podany w harmonijnej i atrakcyjnej formie naprawdę buduje markę, a efekt wow osiągany jest niejako przy okazji, a nie jest celem samym w sobie.