Wydaje się, że zorganizowanie imprezy firmowej, to po prostu wynajęcie restauracji, zaproszenie gości i podanie im jedzenia i picia. Jest to najmniejsza linia oporu, chociaż dalej w wielu przypadkach tak się właśnie to odbywa.

Z drugiej strony przyjemnie ogląda się relacje z wielkich imprez, gdzie widać wielkie sceny, setki reflektorów tańczących w jeden rytm. Dziesiątki kamer i setki osób stojących za urządzeniem takiego wydarzenia.

Co jednak może zrobić normalna firma, która chce zorganizować atrakcyjną imprezę np. choinkową dla swoich pracowników? Wbrew pozorom jest to bardzo proste. Skupimy się przede wszystkim na tych rzeczach, które robią największą różnicę:

  1. Miejsce i wystrój
  2. Światło
  3. Dźwięk
  4. Atrakcja
  5. Jedzenie

Te pięć elementów, jeśli jest dobrze zaplanowanych potrafi zupełnie odmienić atmosferę całego przedsięwzięcia. Zacznijmy od początku.

Miejsce i wystrój

Impreza nie musi nawet odbywać się w zewnętrznym lokalu. Jeśli tylko dysponujesz odpowiednią ilością miejsca w biurze, to całą imprezę firmową możesz zorganizować np. w sali konferencyjnej albo w przestronnym hallu. Najważniejsze jest jednak to, by była to wystarczająca ilość miejsca, by swobodnie pomieścić wszystkich gości. Jeśli miejsca nie ma wystarczająco dużo na stoły z krzesełkami, można całość zrobić na stojąco, używając stolików koktajlowych.

Tutaj jest przykład z imprezy, na której występowałem jako iluzjonista. Całość została przeprowadzona właśnie w biurze. Zachowane jest najważniejsze minimum. Koszt? 0 PLN.

Miejsca musi być wystarczająco dużo na swobodne przemieszczanie się. Nikt nie lubi ciasnoty. Jeśli nie masz wystarczająco dużo miejsca, to konieczne staje się przeniesienie imprezy gdzieś indziej, np. do restauracji albo klubu.

Warto jednak pamiętać o tym, kto jest gościem imprezy. Jedni pracownicy mogą preferować białe obrusy i srebrne zastawy, a inni wolą klimat biesiadny, bo czują się wtedy swobodnie.

Oczywiście w przypadku imprez dla setek gości, najlepszym rozwiązaniem może okazać się impreza w plenerze. To jest jednak zupełnie inny temat, który szerzej opiszę w osobnym artykule.

Światło

Nic nie robi takiego wrażenia, jak dobrze oświetlona sala. Na powyższym przykładzie, sala była jasna i organizatorki zdecydowały się po prostu pozostawić zastane oświetlenie, jedynie trochę je upiększając.

Można jednak pójść krok dalej i zdecydować się na dodanie kolorowego światła. Dobre oświetlenie to jest sztuka sama w sobie. Są jednak trzy najważniejsze kwestie:

  • światło musi na coś padać (np. kolorowe listwy LED najlepiej ustawić przy ścianach albo meblach, by nadać im barwę)
  • intensywność światła maleje z odległością (jest to szczególnie ważne w przypadku kolorowych lamp RGB LED, które muszą stać blisko, bo często dają bardzo mało faktycznego światła)
  • światło powinno być w pełni kontrolowane (jeśli impreza jest w ciągu dnia, to trzeba pomyśleć np. o zaciemnieniu okien)

Oto przykład tego samego pomieszczenia bez dodatkowego oświetlenia i w dwóch różnych wariantach. Efekt jest niesamowity, a jest to po prostu taśma LED ukryta na ścianie.

Oczywiście, jeśli przewidywana jest jakaś atrakcja sceniczna, albo np. przemówienie szefostwa, to warto zadbać również o oświetlenie tego miejsca, najlepiej ciepłym białym światłem. Tutaj zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest halogen.

Warto natomiast pamiętać, że większość wynajmowanych lokali, tzn. hoteli, restauracji, sal biesiadnych itd. nie ma swojego oświetlenia imprezowego. Musimy o to zadbać sami.

Dźwięk

Dobry dźwięk to podstawa komunikacji. Jeśli ktoś na imprezie chce powiedzieć kilka słów, szczególnie do mikrofonu, to ważne, by zadbać o dobrą akustykę.

W przypadku niewielkiej imprezy polecałbym po prostu wynajęcie dobrego DJ’a, który ma swoje nagłośnienie i oświetlenie. Nie jest to duży koszt, szczególnie, jeśli impreza ma trwać nie całą noc, tylko np. 2-3 godziny i to po południu. Dj zapewni nagłośnienie, mikrofon, muzykę i często również właśnie oświetlenie.

W przypadku dużych imprez można też skorzystać ze specjalistów w technice eventowej – zapewnią oni nagłośnienie i oświetlenie na najwyższym poziomie.

Zresztą skorzystanie za pierwszym razem z kogoś, kto już ma taki sprzęt pozwoli zobaczyć, jakie są możliwości, co usprawni przygotowywanie podobnych imprez w przyszłości.

Co więcej, restauracje, hotele, czy sale weselne, mają najczęściej potworną akustykę. Dlatego dobrze, żeby przed imprezą spojrzał na to ktoś, kto się na dźwięku zna i postawił swoje własne nagłośnienie, minimalizując efekt architektury.

A impreza choinkowa naprawdę zyskuje niesamowicie dużo uroku, gdy może obyć się w nastrojowym świetle, przy zapachu ciasteczek korzennych, gdy w tle sączy się nuta „White Christmas” w wykonaniu Franka Sinatry.

Atrakcje

Atrakcja jest zawsze tym, co goście najbardziej wspominają.

Ja oczywiście polecam pokazy iluzji 🙂 Ale może to być mini koncert – np. trio smyczkowe, albo duet z gitarą. W przypadku kameralnych imprez zapewnienie małego zespołu coverowego może z powodzeniem zastąpić dj’a.

Atrakcją może być też po prostu zabawa taneczna. Jeśli tylko towarzystwo jest mieszane i goście będą mieli z kim tańczyć. Jeśli nie będą mieli z kim, to zawsze można wynająć fordanserki, albo imprezę zorganizować w klubie, gdzie po prostu goście mając dla siebie np. salę VIP, będą mogli mieszać się z normalnymi gośćmi klubu.

Na większych imprezach oczywiście można nawet wynająć sobie odpowiednie gwiazdy. Takie większe imprezy polecałbym organizować przez agencje eventowe. Ale zdarzyło mi się występować nawet na imprezie, gdzie Prezes firmy organizował wszystko w dużej mierze samemu i zamówił sobie cały Teatr Buffo, z Nataszą Urbańską i Januszem Józefowiczem. Można? Można!

Jeśli impreza ma mieć charakter bardzo nie oficjalny, to atrakcją może być wewnętrzny konkurs karaoke, kalambury, czy np. andrzejkowe lanie wosku. W przypadku własnych zabaw ograniczeniem jest jedynie wyobraźnia.

Warto jednak te wszystkie rzeczy sprawdzić technicznie wcześniej. Zdarzyło mi się występować dla CD Projekt gdzie po moim występie miał być konkurs karaoke i okazało się nagle, że na przyniesionej konsoli nie ma w ogóle biblioteki utworów. Organizatorzy musieli szybko wymyślać plan B.

Dodatkowo można pomyśleć o profesjonalnym prowadzeniu imprezy. Szczególnie, jeśli jest kilka atrakcji wymagających zapowiedzi, albo gdy mają być wygłoszone przemówienia osób z firmy i dobrze, by ktoś zapowiadał kolejne osoby.

Jedzenie

Ten punkt daję dopiero na końcu, bo jest najprostszy. W przypadku imprezy w biurze, wystarczy po prostu zamówić odpowiedni catering. Często jest to usługa oferowana razem z obsługą kelnerską, z czego można skorzystać, by podnieść nieco prestiż imprezy urządzanej u siebie w biurze.

W przypadku mniej formalnych imprez lepiej może się sprawdzić szwedzki stół, gdzie każdy z gości może sobie wybrać dowolne danie i jego porcję.

W przypadku imprezy na zewnątrz, np. w restauracji, ten punkt jest realizowany prawie automatycznie. Po prostu ustalamy całość dań z ich obsługą gastronomiczną. Warto tylko pamiętać, by zapewnić dania zarówno wegetariańskie, jak i mięsne.

Punkt dodatkowy: Goście

Niby jest to oczywista oczywistość, a jednak szczególnie w przypadku imprez firmowych, gdy gośćmi są wyłącznie pracownicy, często zapominamy, by zadbać o kilka kluczowych kwestii.

Przede wszystkim gości należy o imprezie poinformować z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli jest to impreza wyłącznie dla pracowników i dzieje się w ramach godzin pracy, to wystarczy kilka dni wyprzedzenia. Jeśli jednak impreza ma odbyć się gdzieś poza firmą, np. w restauracji, to wyprzedzenie powinno być co najmniej 1-2 tygodnie.

Pracownicy mają swoje życie, niektórzy muszą to ustalić ze swoimi partnerami i np. zapewnić opiekę dzieciom. Dlatego duże wyprzedzenie daje komfort planowania swojego czasu. Szczególnie, jeśli impreza jest również dla osób towarzyszących.

W informacji o imprezie powinny znaleźć się właśnie informacje o tym, kiedy całość się odbywa, gdzie ma miejsce, w jakich godzinach. Dodatkowo, warto poinformować wszystkich o planowanych atrakcjach, ogólnym charakterze imprezy oraz o stroju w jakim można się stawić na miejscu.

Dobrze przekazana informacja o imprezie firmowej podnosi komfort samej imprezy i podwyższa jej frekwencję.

Oczywiście, jeśli podczas imprezy jakieś atrakcje mają być niespodzianką, to można to zachować w tajemnicy, ale ważne jest, by zapowiedzieć, że coś będzie się tam ciekawego działo i dlatego warto być.

Podsumowanie

Stworzenie imprezy firmowej nie jest trudne. Wystarczy pamiętać o tych kilku ważnych kwestiach. Co ważne, dobrze stworzona impreza sprawia, że goście będą dobrze myśleć o firmie. Są to zatem dobrze zainwestowane pieniądze.

Przeczytaj również w tym temacie:
Jak wybrać dobrego konferansjera
Efekt wow na imprezach
Jak stworzyć wyjątkowe wydarzenie za małe pieniądze
Jak określać cele
Jak realizować swoje cele