Poziom podstawowy imprezy, czy wydarzenia jest oczywisty. Kolacja – miejsce, jedzenie, picie, obsługa, muzyka w tle. Konferencja? Sala z techniką, hostessy do rejestracji, może jeszcze konferansjer. Każde wydarzenie da się zrobić minimalnym wysiłkiem. Dlaczego zatem tak często mamy na wydarzeniach dodatkowe atrakcje?

Po co są atrakcje na evencie?

Jest to ważne pytanie. Czy atrakcje na evencie są tylko dlatego, że oczekuje ich klient dla efektu WOW, czy faktycznie mają spełniać jakieś zadanie? Np. iluzjonistę można wynająć jako główną atrakcję wieczoru, jak support przed koncertem, ale również jako magię z bliska w ramach networkingu np. na biznesowej konferencji, co pozwoli gościom od razu nawiązywać ciekawe kontakty, bo pojawia się naturalny temat rozmowy pomiędzy obcymi sobie ludźmi.

Tak samo można wynająć mimów, którzy zrobią spektakl na scenie, ale równie dobrze mogą zrobić ciekawą atrakcję na wejściu, zabawiając ludzi stojących w kolejce do szatni, czy pozujących do fotobudki. DJ, czy cover band może porwać gości do tańca, ale również po prostu zapewnić tło przy eleganckiej kolacji. Tak naprawdę większość performerów / artystów może pełnić różne funkcje na evencie i warto o tym pamiętać w momencie tworzenia koncepcji.

Atrakcja atrakcji nie równa

Warto również zastanowić się, jakie emocje wywołuje dana atrakcja. (To jest w ogóle ciekawe podejście do tworzenia wydarzeń – projektowanie emocji, jakie mają się wyzwalać u gości). Koncert może być na wesoło, na rockowo, na smutno itd. Podobnie ze wszystkimi innymi artystami. Np. pokaz iluzji może odbywać się na scenie i być spektaklem do oglądania, może być standupem, gdzie króluje humor i interakcja z widzami, a może być też pokazem z bliska, przy stolikach, gdzie każdy z gości może poczuć magię dosłownie tuż pod własnym nosem. Każdy z tych rodzajów pokazu budzi inne emocje, inaczej zapada w pamięć, a przede wszystkim wymaga innej logistyki i podejścia do tematu. Nie każdy rodzaj pokazu / artysty pasuje do każdego wydarzenia.

Kompozycja eventu

Żyjemy chyba w czasach, gdzie klienci oczekują jak największej masy rzeczy za jak najniższą cenę. Przypomina to trochę fragment „Sensu życia według Monty Pythona”, gdzie całe menu eleganckiej restauracji zostaje dla klienta wymieszane w wiadrze. Jest wszystko i do pełna? Jest. Ale czy jest to strawne?

Eventy mogą być małymi dziełami sztuki. W muzyce najwazniejszym dźwiękiem jest pauza. Przerwa pomiędzy poszczególnymi dźwiękami melodii – to dzięki niej wszystkie nuty nie zlewają się ze sobą. Jest rytm, tempo, akcenty. Sama melodia nie wystarczy. Trzeba jeszcze dobrze ją zagrać. Podobnie jest z występami artystycznymi na evencie. Jeśli następują po sobie, bez wyraźnych akcentów, bez większego przemyślenia, to powstaje eventowa kakofonia. Warto naprawdę przemyśleć dlaczego scenariusz ma mieć taki, a nie inny kształt. Dzięki temu możliwe są potem takie małe arcydzieła, jak Bestsellery Empiku, z kilkoma scenami i interaktywną scenografią.

Ale nawet jesli nie tworzymy arcydzieł (albo nie pozwala nam na to budżet), to warto przede wszystkim zastanowić się, co jest główną atrakcją, a co stanowi wątki poboczne.

Jak dobrać artystę / performera do eventu

Czasami już podczas tworzenia koncepcji naszego wydarzenia wiadome jest, kogo potrzebujemy (i akurat mamy takie kontakty w swojej bazie). Często zdarza się też, że klient oczekuje od nas konkretnej gwiazdy i całe wydarzenie należy wtedy budować dokoła tego pomysłu.

Najczęściej jednak całość propozycji budowana jest od zera. Skąd zatem mamy wiedzieć, jacy artyści będą dla nas przydatni, a jacy nie? Każdy z nas opiera się na swoich dotychczasowych doświadczeniach, a to sprawia, że cięzko jest wyjść ze swoich przyzwyczajeń i większość imprez robimy podobnie, zmieniając jedynie ogólny wydźwięk wydarzenia.

Ciekawe rzeczy dzieją się jednak, gdy przełamujemy schematy. Np. na niedawnym szczycie pomiędzy Koreą Północną i Południową, który zapoczątkowywał rozmowy pokojowe pomiędzy tymi krajami, wynajęto iluzjonistę, który sprawił, że pomimo wysokiej rangi spotkania, wszyscy przynajmniej przez chwilę zapomnieli o swoich różnicach (zdjęcie rozbawionego trikiem Kim Jong Una obiegło wiele serwisów w internecie).

W skrócie – jeśli będziemy uciekali się do sztampowych rozwiązań, to zawsze będzie to w pewien sposób przypominało schabowego z kapustą. Znajomy smak, ciężko się pomylić. Jeśli jednak wyjdziemy poza utarte szlaki, to być może zaowocuje to stworzeniem nowego połączenia na styl gorzkiej czekolady z pomarańczą lub chili.

To samo dotyczy również konferansjera. Tutaj dowiesz się, jak wybrać tego właściwego.

Jak wybrać tego jednego

No właśnie. Gdy już wybraliśmy jaki rodzaj performerów pasuje do naszej koncepcji (wprost, lub na zasadzie kontrastu), jak wybrać tego najbardziej właściwego? Tutaj niestety nie jest już tak prosto. Dzisiaj, w świecie photoshopa, bardzo łatwo jest zrobić świetną stronę internetową z doskonałymi materiałami filmowymi, które potem nijak nie oddają tego, co faktycznie zamawiamy. Można oczywiście popytać znajomych z branży, zapytać w odpowiednich grupach na facebooku, czy oprzeć się na autorytetach – kimś po prostu znanym w branży.

Jeśli jednak szukamy samodzielnie, dobrze jest dokonać wstępnej selekcji i wysłać zapytanie do kilku osób, a nie do całej bazy.

Przejdźmy do poszukiwań

Wszyscy wiemy jak wygląda zatrudnianie technicznego podwykonawcy. Szukamy oferty, wybieramy najbardziej nam pasującą, albo tę którą podoba się naszemu klientowi, a mieści się w zakładanym budżecie i uzgadniamy wszelkie szczegóły. W przypadku znajomych już osób, wszystko przebiega sprawnie. W przypadku nowych podwykonawców, może jest to nieco większa niewiadoma, ale cały proces jest dość prosty.

Czy performer/artysta to po prostu podwykonawca jak każdy inny, czy może jest to oddzielna kategoria osób, z jakich korzystamy na evencie?

Zapytanie ofertowe

W przypadku podwykonawców technicznych wszystko jest prostsze – pytanie o sprzęt, termin, cenę. W przypadku artystów już tak prosto nie jest. Przede wszystkim sama usługa może mieć różne formy, np. w przypadku pokazu iluzji może to być pokaz sceniczny, standup lub pokaz iluzji z bliska. Gdzie każda z tych opcji ma inne wymagania techniczne, pasuje do innego rodzaju okoliczności, czy też wymaga kompletnie innej logistyki (pokaz z bliska mogę spakować do kieszeni marynarki, a pokaz iluzji scenicznej to w niektórych przypadkach… ciężarówka).

Dlatego już przy zwykłym pytaniu o ofertę, w przypadku artysty można spodziewać się trochę pytań o samą imprezę, jej wielkość, okoliczności, charakter miejsca, inne atrakcje, ogólne przebieg wieczoru itd. Jeśli mamy bezpośrednio kontakt, to jestem w stanie nawet zaproponować inne rozwiązania niż te przyjęte wcześniej. Ułatwia to potem pracę, bo lepiej jest dokonać zmian już na etapie oferty, by wprowadzić do niej dodatkowe elementy, które ostatecznie znajdą się w scenariuszu, niż dokonywać zmian po przybyciu na miejsce imprezy, gdy okaże się, że to, co zamówił klient jest kompletnie niewykonalne w danych warunkach.

Ufaj profesjonalistom

Gramy do jednej bramki. Usługodawca zna swoją usługę. Artysta zna swój pokaz. Jeśli zapytasz jedynie o termin i cenę, to dokładnie to dostaniesz. Ale możliwe jest też skorzystanie z wiedzy i doświadczenia podwykonawcy, który od razu może zaproponować szersze opcje niż proponowane.

Prosty przykład. Jeśli klient chce zamówić pokaz iluzji z bliska w tej samej sali, w której odbywa się impreza taneczna, to nie ma to sensu. Goście przez muzykę i przyciemnione światło nie będą w stanie widzieć ani słyszeć pokazu. Podobnie koncert do kotleta. Ustawienie koncertu w czasie podawania posiłków nie służy ani artystom ani widzom, którzy muszą dzielić swoją uwagę. Te problemy można naprawdę wyeliminować, gdy istnieje dwustronna komunikacja pomiędzy agencją, a podwykonawcą-artystą.

Czas trwania występu

Koncert trwa około godziny. Plus/minus bisy. A ile powinien trwać innego rodzaju występ artystyczny? To oczywiście zależy od konkretnego artysty. Jest jednak bardzo ważna zasada, której należy się trzymać. Nie przedłużamy występów. Jeśli usłyszysz od performera, że jego występ może trwać max 20 minut, a potrzebujesz zapełnić 45 minut, to naprawdę trzeba znaleźć jakies inne rozwiązanie, niż po prostu próbować przedłużać jego występ za zwiększoną stawkę wynagrodzenia. Występy artystyczne mają swoją dynamikę i jeśli próbujemy odchodzić od doszlifowanych rozwiązań, to schodzimy na nieznany grunt.

Scenariusz

Zanim impreza się odbędzie, dobrze jest zadbać o jej bezproblemowy przebieg już na etapie koncepcji i scenariusza. Naprawdę dobrym pomysłem jest przekazanie artyście całego scenariusza wieczoru. To pozwoli lepiej czuć się w klimat imprezy, ale również jest przydatne, by móc śledzić moment, w którym wydarzenie się właśnie znajduje. A co jeśli jest obsuwa czasowa, lub scenariusz się w ostatniej chwili zmienia?

Wydawało by się, że zmiany w scenariuszu nie są żadnym problemem dla podwykonawcy-artysty. Bo co niby się stanie, jeśli całość występu się nagle przesunie 30 minut w jedną czy w drugą stronę, prawda? Nic bardziej mylnego. Każdy performer, artysta, zna swój sposób przygotowania i umie dobrze ocenić czas na to potrzebny. Niby zawsze brany jest pod uwagę pewien zapas czasowy i sam przyjmuję zasadę bycia 100% „ready” co najmniej 30 minut przed planowanym wyjściem na scenę. Są jednak wyjątki. Np. gimnastyczka czy tancerz, którzy muszą rozgrzać ciało.

Jeśli już scenariusz musi się zmienić, to dobrze jest to wyraźnie komunikować. Czasami jest to oczywiście wina niezorganizowanego klienta. Ale nie ma nic gorszego, gdy informacja o zmianach nie dotrze na czas (a to naprawdę się potrafi zdarzyć!).

Rider to rzecz święta

Częścią oferty, umowy jest zawsze rider techniczny. Warto do niego zajrzeć na długo przed imprezą i o nim porozmawiać z artystą/performerem lub jego menadżerem. Przede wszystkim należy się upewnić, czy dobrze rozumiemy wszystkie zapisy i ich konsekwencje, niezależnie od tego, czy dotyczą garderowby, posiłków, czy rzeczy technicznych związanych z samym pokazem.

Garderoba

Praktycznie każdy artysta eventowy potrzebuje garderoby, by móc przygotować się do występu. Gdy wychodzę na scenę jako iluzjonista, czy konferansjer, to oczy wszystkich skierowane są na mnie. Nie mogę pozwolić sobie na pogniecioną koszulę, czy brudne spodnie. Poza samym przebraniem się w higienicznych warunkach, w garderobie mogę przygotować występ. Idealnie, jeśli to miejsce będzie pozwalało też na trochę fizycznego odpoczynku, czy relaksu. A juz marzeniem jest, by było w pobliżu sceny 🙂

Przygotowanie techniczne

Gdy na miejscu imprezy widzę wszędzie zabezpieczone kable i przewody, to znaczy, że jestem w dobrych rękach! Naprawdę, tak mało trzeba, by już na pierwszy rzut oka ocenić profesjonalizm ekipy technicznej. A to właśnie ci ludzie tak naprawdę wszystko budują i od nich ostatecznie zależy, czy wydarzenie będzie przebiegało sprawnie.

Całość jest tak naprawdę bardzo prosta. Jeśli wszystkie warunki techniczne artysty zostaną spełnione w 100%, będzie to dobry występ. Inaczej ciężko jest przewidzieć wynik takiej współpracy. Ten sam występ może wypaść genialnie i średnio, w zależności od właśnie zapewnionych (lub nie) warunków technicznych. Widziałem już np. sytuacje, gdzie w riderze wymagana była kamera live z projekcją na ekran, a w realizacji ekran został ustawiony tak daleko, że jego obraz był mniejszy niż rzeczywistość. Zamiast komfortu oglądania pokazu, była to jedynie odhaczona pozycja ridera.

Debriefing

Wbrew pozorom, czasami jest to ważny punkt. Szczególnie, jeśli artysta ma za zadanie zabawiać gości „w tłumie”, a nie na scenie. Jest to wtedy po prostu moment kończący usługę.

Podsumowanie

Wszystko warto robić z głową. Jeśli wybierzemy dobrego artystę/performera, który będzie dobrze wpasowywał się w ogólny wydźwięk naszego wydarzenia, zapewnimy mu wszystkie potrzebne informacje i zrealizujemy jego techniczne wytyczne, to mamy szansę, że wszystko się uda i klient będzie bardzo zadowolony. A o to chyba nam wszystkim właśnie chodzi.