Bardzo łatwo projektuje się wydarzenie z perspektywy klienta. Tutaj damy taką atrakcję, tutaj dobre jedzenie, a tam przemówienie prezesa. Wszystko ma być tip top, będzie pani zadowolona. Czy jednak tak samo wygląda to potem z perspektywy gościa?

Rzadko spotykam się z podejściem, gdzie całość imprezy projektowana jest z punktu widzenia ostatecznego gościa. Jest to dość przykre, bo to przecież ostatecznie dla niego komponowana jest całość wydarzenia. Jeśli nie zastanowimy się chociaż przez chwilę nad tym tematem, to istnieje ryzyko, że impreza będzie nieskładna i niespójna.

Prosty przykład: klient chce, by na imprezie dla kontrahentów sprzedażowych, zaraz po kolacji (90 minut) odbyła się część oficjalna, przemówienia (15 minut), wręczenia nagród (15 minut), a potem od razu, bez żadnej przerwy, ma rozpocząć się wystąpienie stanowiące atrakcję (40 minut). Potem ma już być tylko zabawa taneczna, więc trzeba koniecznie zrobić to wszystko w jednym bloku.

Problem polega jednak na tym, że goście będą siedzieć w jednym miejscu przez 170 minut. Prawie trzy godziny! A na stolikach mają nieograniczony alkohol. Skutków można się już łatwo domyśleć. Jest to po prostu zła logistyka całego, wydawałoby się tak prostego, przedsięwzięcia.

Innym przykładem jest zapełnienie przestrzeni wydarzenia taką ilością atrakcji, że gość nie wie na co ma się zdecydować i prawdopodobnie nie zobaczy nawet połowy z nich, bo nie wystarczy na wszystko czasu, a niektóre rzeczy dzieją się równolegle i wyboru faktycznie trzeba dokonać. Czy lepiej jest zrobić sobie śmieszne zdjęcia, pobawić się z goglami VR, narysować uspokajającą mandalę, nauczyć się robić drinki, czy może po prostu zwyczajnie najeść się?

Takie błędy mają małą szansę zdarzyć się, jeśli podejdziemy do projektowania eventu z perspektywy ostatecznego gościa. Możemy nawet dosłownie narysować sobie schemat dostępnych pomieszczeń i projektować na rysunku technicznym co się będzie działo w trakcie wędrówki gościa przez wydarzenie. Do fizycznych lokalizacji dobrze jest też dodać oś czasu.

Poza samymi gośćmi możemy w ten sam sposób zaprojektować wszystkie przypadki użycia danego wydarzenia, np. przez firmy cateringowe, ekipy techniczne itd. Takie podejście zaowocuje dokładną, precyzyjną mapą wydarzenia. Na takich schematach od razu widać wąskie gardła np. dystrybucji cateringu na sali, problemy techniczne czy oświetleniowe dotyczące różnego rodzaju atrakcji. Możemy się nawet pokusić o zaprojektowanie ścieżek ewakuacji w przypadku ataku terrorystycznego (o ile oczywiście nasza lokalizacja nie dysponuje już takimi gotowymi rozwiązaniami).

Jeśli mamy już zaplanowane ścieżki przejścia gościa i wiemy, co go czeka, gdy przejdzie jednym czy drugim korytarzem, i wiemy, że nigdzie się nie zgubi, to możemy wtedy bardzo precyzyjnie stworzyć scenariusz wydarzenia, który wszystkim ułatwi życie.

Osobiście wychodzę z założenia, że na evencie liczy się każdy element całości, szczególnie, jeśli chodzi o ludzi. Jeśli np. podwykonawcy będą mieli dokładny scenariusz imprezy, to są też w stanie lepiej przygotować się do pracy. Zresztą dużo bardziej profesjonalnie wygląda całość imprezy, gdy np. kelner dysponuje wiedzą na temat godzin posiłków i czasu trwania atrakcji pomiędzy nimi, gdy np. zapyta go o to gość.

Całość tak precyzyjnego scenariusza tworzy wtedy pełne user experience, UX, które zaprojektowaliśmy. Bo wydarzenie to nie tylko „projekt”. To również (albo przede wszystkim) „doświadczenie”, z jakim gość je opuszcza. Bo dopiero to doświadczenie tworzy historię do opowiedzenia. Historię wydarzenia, produktu, marki i ludzi, jakich przyszło nam spotkać.