Konferansjer konferansjerowi nie równy. Do wyboru jest cała masa osób i każdy wnosi coś swojego do tego zawodu. Wybór konferansjera sprowadza się tak naprawdę do dwóch elementów: określenia potrzeb, jakie ma spełniać oraz wybrania osoby, która najlepiej te kryteria spełnia.

Może się wydawać, że konferansjer po prostu zapowiada elementy wydarzenia, posiłkując się stworzonym wcześniej scenariuszem. To jednak jest tylko mały procent tego, co naprawdę obejmuje konferansjerka. Nawet Wikipedia informuje nas, że konferansjer to osoba „nadająca kształt widowiskom artystycznym”, a jego zadaniem jest „przedstawianie artystów, przygotowanie publiczności na ich występ, urozmaicanie przedstawień”.

Zacznijmy jednak od samego początku.

Jakie wydarzenie/imprezę organizujesz?

Konferansjer przydaje się szczególnie przy organizujesz:

  • spotkanie z wieczornymi atrakcjami
  • kolację z przemówieniami kilku osób
  • konferencję w dowolnym temacie

Konferansjer raczej nie jest korzystną opcją przy imprezach integracyjnych, tanecznych, teambuildingowych. Tutaj może być korzystniejszy animator, wodzirej. Niektórzy konferansjerzy łączą te funkcje, ale jest to raczej wyjątek niż reguła. Zakres moich własnych usług możesz poznać tutaj.

Samodzielnie organizujesz imprezę w firmie? Przeczytaj

Jakie masz potrzeby

W zależności od twoich potrzeb, potrzebujesz innej osoby, z innymi predyspozycjami.

Innych umiejętności wymaga prowadzenie konferencji, gdzie ważnym czynnikiem jest umiejętność uważnego słuchania i aktywnego nawiązywania do wypowiedzi prelegentów. Przydaje się też przynajmniej ogólna znajomość branży, jej business code’u i tematu samej konferencji. Inaczej prowadzi się konferencję medyczną dla profesorów, a inaczej konferencję IT dla członków start-upów.

Jeśli planujesz moderowany panel dyskusyjny z trudnymi gośćmi, albo w bardzo kontrowersyjnym temacie, to np. istotnym czynnikiem jest stanowczość, by można było silną osobowością móc gładko przerwać wypowiedzi niesfornym dyskutantom. Wymaga to odpowiedniej siły psychicznej i wewnętrznej odporności. Oczywiście większość konferencji nie zawiera elementów tak kontrowersyjnych ale jeśli coś takiego planujemy, należy brać to pod uwagę.

Jeśli organizujesz spotkanie dla pracowników lub klientów, z kolacją i imprezą wieczorną, to przydaje się z kolei poczucie humoru. Konferansjer potrafiący rozbawić, zabawić lekko publiczność doskonale wprowadza pozytywną atmosferę już od samego początku wieczoru.

Z kolei wydarzenie biznesowe musi być prowadzone przez kogoś o nienagannym stylu i manierach, kto doskonale odnajduje się w świecie biznesmenów i przedsiębiorców i potrafi nawiązywać z nimi relacje 1:1.

Jakie zatem są Twoje potrzeby?

Porządek wydarzenia

To może zaskakiwać, ale jedną z podstawowych funkcji konferansjera jest pilnowanie porządku wydarzenia. To właśnie konferansjer pilnuje, by kolejne punkty programu odbywały się o właściwym czasie.

Jest to szczególnie istotne np. na konferencjach, gdzie ilość wystąpień sprawia, że drobne opóźnienia z rana mogą skutkować ogromnym poślizgiem czasowym pod koniec dnia. Dzisiaj co prawda mamy często liczniki czasu i profesjonalnych prelegentów, ale mimo wszystko, dobry konferansjer jest tutaj dodatkowym zabezpieczeniem.

Kwestia pilnowania czasu jest jednak bardzo ważna również na imprezach z gwiazdami. Często w kontraktach mają oni zapisane konkretne godziny wystąpienia, bo jadą w dalszą trasę. Wtedy opóźnienie np. startu koncertu może niestety zaowocować krótszym wystąpieniem.

Dobry konferansjer zatem odpowiednio wydłuża i skraca kolejne zapowiedzi, by wszystko odbywało się tak blisko oryginalnego planu, jak tylko jest to fizycznie możliwe.

Rozgrzanie publiczności

To druga „ukryta” funkcja konferansjera. Nie chodzi tu oczywiście o zrobienie wrzawy jak na stadionie, ale każda, nawet najbardziej oficjalna impreza wymaga trochę otworzenia gości na to, co się dzieje na scenie.

Można to zrobić lekkim humorem, ale czasami wystarczy po prostu naprawdę spojrzeć się na obecnych gości i do nich serdecznie uśmiechnąć. Ludzie wyczuwają autentyczność kontaktu i dobrze na nią reagują. Szczególnie, gdy ten kontakt jest pozytywny.

Jako konferansjer mam zatem jedną kluczową zasadę – o artystach i o wszystkim co się dzieje na scenie mówię tylko pozytywnie. Nawet jeśli zdarzyło się coś dziwnego, to należy po prostu skupić uwagę gości na tym, co było dobre. Jest to naprawdę świetna zasada i w konferansjerce i w życiu 🙂

Często mamy też do czynienia ze świetnymi, profesjonalnymi artystami, którzy po prostu nie są znani. Jeśli konferansjer zapowie ich jako gwiazdy, to naprawdę zostaną lepiej odebrani, goście będą mieli większe wrażenie prestiżu imprezy, a artyści poczują się docenieni. Wszyscy wygrywają!

Jeśli więc pracujesz z konferansjerem, to możesz po prostu mu to zastrzec, by mówił o wszystkim pozytywnie. To naprawdę robi ogromną różnicę!

Twarz wieczoru

Jedną z oczywistych funkcji konferansjera jest bycie twarzą wieczoru. To on bierze wszystko na siebie. To on ma wprowadzać pozytywną energię na całe wydarzenie. Jest pewnego rodzaju współgospodarzem i dyrygentem wydarzenia, jakie organizujesz.

Głównym zadaniem konferansjera jest przedstawiać elementy wieczoru i niektóre z nich prowadzić – np. wręczenie nagród, przedstawienie konkursu, loterii, zapraszanie na scenę artystów, zapowiadanie przemówień, podsumowywanie wieczoru.

To wszystko wymaga odpowiedniego przygotowania. Im więcej informacji o wydarzeniu przekażesz konferansjerowi, tym lepiej. Ilość osób, ranga wydarzenia, nazwiska i zdjęcia najważniejszych gości, a nawet historia firmy, czy przedsięwzięcia, z okazji którego odbywa się całość wydarzenia. To wszystko pozwala przygotować się dobrze do tekstów, które mają być wygłoszone, ale również pozwala na improwizację, jeśli trzeba czymś zapełnić czas.

Całość tekstów powinna być jednak skomponowana wcześniej, w scenariuszu.

Scenariusz

Kto go sporządza? Konferansjer może stworzyć dla klienta prosty scenariusz wieczoru. Ale nawet, jeśli tworzysz go samodzielnie po swojej stronie, dobrze, żeby konferansjer brał udział w tych pracach na zasadzie konsultacji.

Zazwyczaj masz po prostu do czynienia z człowiekiem, który ma za sobą setki imprez i może zauważyć i skorygować pewne problemy logistyczne jeszcze na kartce. Dzięki temu próby przed wydarzeniem są szybsze i prostsze i skutkują mniejszą ilością zmian wprowadzanych na ostatnią chwilę.

W przypadku agencji eventowych nie ma to dużego znaczenia, bo te firmy zazwyczaj znają się dobrze na tym, co robią i mają ogromne doświadczenie. Jeśli jednak tworzysz wydarzenie, czy imprezę samodzielnie, to czasami przydaje się to drugie spojrzenie, które np. zaproponuje korzystniejszy rozkład atrakcji w ciągu wieczoru.

Styl i charakter imprezy

Mało osób o tym wie, ale konferansjerkę można nacechować. Tzn. można pobawić się z nią aktorsko i np. wystylizować całość np. na czas renesansu, nawiązując do charakteru imprezy nie tylko strojem, ale również stylem mówienia.

Konferansjer może też być narratorem części artystycznej, przez co staje się jej częścią. Wtedy nawet nie musi zawsze wychodzić na scenę, tylko np. mówić głosem z tzw. offu (ang. off stage – spoza sceny)

Można też z konferansjerki zrobić też osobną atrakcję. Wtedy możliwe jest tworzenie równoległej historii, której kolejne odcinki pojawiają się pomiędzy kolejnymi prelekcjami, modułami, czy atrakcjami. Jeśli ta równoległa historia nawiązuje do tematu wieczoru, to stanowi jego naturalną ramę. Takie rozwiązania sprawiają, że całe wydarzenie staje się od razu bardziej harmonijne, nawet jeśli zawiera wiele różnorodnych elementów.

W moim przypadku zdaję się na iluzję. Tzn. w trakcie konferansjerki, podczas zapowiadania kolejnych pozycji wieczoru nawiązuję do nich pokazem iluzji, albo krótkimi magicznymi trikami. Nazywam to magiczną konferansjerką. Np. przy zapowiedzi kolacji wyczarowuję na scenie butelkę wina. Mogę też „pojawić” prezesa, który ma przywitać gości, czy odczytać myśli honorowego gościa.

Każda z tych atrakcji powinna jednak charakterem pasować do wydarzenia i jego rangi i mieć logiczne uzasadnienie w scenariuszu. Jeśli na profesjonalnej konferencji biznesowej miałbym nagle zrobić lewitację kobiety, to nie będzie to miało sensu. Ale już wyczarowanie setek banknotów to bardzo dobry pomysł.

Po czym poznać profesjonalizm konferansjera?

Po imprezie jest już oczywiste, jak rozpoznać dobre wystąpienie.

Jak zrobić to jednak przed wydarzeniem? Wbrew pozorom jest to bardzo proste. Im ktoś poważniej podchodzi do swojego zadania, tym więcej czasu wymaga na przygotowanie.

W moim przypadku, jeśli klient chce, bym przygotował swoje własne wypowiedzi, to scenariusz występu musi mi dostarczyć na dwa tygodnie przed imprezą. Bo ten zapas czasowy pozwala poświęcić temu projektowi co najmniej kilka godzin mając nawet napięty kalendarz imprez.

Profesjonalny poziom scenariusza wydarzenia

Np. Krzysztof Ibisz również jest jednym z tych profesjonalnych konferansjerów, którzy nie lubią „szycia” i chcą mieć w scenariuszu dosłownie wszystko. Dlatego próby zaczynają się dzień przed eventem i przechodzony jest punkt po punkcie wydarzenia.

Jest to świetne podejście, które sprawia, że nie ma niewiadomych, więc ryzyko błędu jest minimalizowane. Wiadomo nie tylko co następuje po sobie, ale też dokładnie gdzie kto ma stać, gdzie mają być np. nagrody do wręczenia. Jaka jest kolejność przekazywania mikrofonu itd. Dzięki temu podczas samego wydarzenia nie ma potknięć.

Reagowanie na nieprzewidziane okoliczności

Pamiętam, gdy w czasie ostatnich wyborów prezydenckich w Polsce tuż przed ogłoszeniem wyników wstępnych okazało się, że czas głosowania wydłużył się o godzinę ze względu na czasową niedostępność jednego z lokali wyborczych w kraju. Prezenter prowadzący wieczór wyborczy w telewizji, który miał właśnie zapowiedzieć ogłoszenie wyników, gdy tylko dostał informację o tym, że wyniki będą za godzinę, przeszedł do dalszych wypowiedzi, na bieżąco tworząc kolejne punkty programu, które nie były przewidziane wcześniej.

Widz nie odczuwał tego, że stało się coś nieprzewidzianego, bo jakość tego prowadzenia programu nie zmieniła się w żadnej mierze. Na tym właśnie polega profesjonalne podejście konferansjera. Gdy dzieje się coś nieprzewidzianego, konferansjer działa tak, żeby nikt nic nie zauważył. No, chyba że padnie elektrownia i siądzie na imprezie absolutnie wszystko. Wtedy może się nie da 🙂

Cena

Dobry konferansjer nie jest sprawą tanią. Najbardziej znane w kraju osoby za jedno prowadzenie imprezy biorą nawet kilkanaście tysięcy złotych. Czasami oczywiście wydarzenie wymaga znanej twarzy. Często jednak klienci po prostu nie wiedzą kogo innego można wynająć.

Jeśli jednak nie jest konieczne, by imprezę prowadził celebryta, albo znany dziennikarz, to można zdecydować się na kogoś kilkukrotnie tańszego, a kto zapewni obsługę na takim samym profesjonalnym poziomie.

Dobry konferansjer jest jednak inwestycją, która się zwraca. Po pierwsze, jest to zwiększenie prestiżu imprezy i lepszy wizerunek firmy w oczach gości. Po drugie, jest to po prostu wygoda, bo gdy konferansjer prowadzi imprezę, kluczowe osoby z firmy mogą zajmować się swoimi najważniejszymi gośćmi, co na pewno zostanie zauważone.

Przeczytaj również w tym temacie:
Jak urządzić imprezę w firmie
Efekt wow na imprezach